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Meeting meno frequenti ma meglio organizzati: così il lavoro guadagna in produttività

Poteva essere la tempesta perfetta, invece è stato utilissimo per moltissime organizzazioni per ripensare le modalità organizzative del lavoro. In sintesi la pandemia, che ha costretto pressoché tutte le aziende a ricorrere a un nuovo modo di lavorare, a cominciare dallo smart working, è stato poi il volano per far sì che i vari management valutassero le opportunità offerte dall’emergenza e le applicassero adesso che il periodo più critico è passato. Diverse novità rese necessarie dal covid hanno invece rivelato di essere non solo più efficienti, ma anche produttive. In quest’ottica, è interessante capire in che modo molte organizzazioni abbiano imparato a sfruttare questa situazione per cogliere l’opportunità di rinnovarsi e migliorarsi al fine di soddisfare le esigenze di clienti e dipendenti. Da una recente indagine interna realizzata da Verizon in collaborazione con Boston Consulting Group, emerge come, solo cambiando l’approccio con cui si svolgono i meeting, si possano ottenere grandi risultati in termini di produttività. A sorpresa, si scopre che riducendo il numero delle riunioni, si possono raggiungere importanti vantaggi.

Piccole azioni per fare grandi differenze

Per avere un impatto significativo, non sono necessari grandi cambiamenti, bastano, invece, piccole azioni per fare una grande differenza, come ad esempio: adottare pratiche semplici e di impatto per migliorare le riunioni; pianificare meeting di 25 o 50 minuti con un orario di inizio ritardato di 5-10 minuti; indicare chiaramente lo scopo e l’ordine del giorno sull’invito alla riunione; rivalutare la necessità di riunioni periodiche ricorrenti; verificare la reale necessità dei meeting e la possibilità di sostituirli con modalità di lavoro asincrone, ad esempio e-mail, chat, documenti condivisi o revisione offline.

I passi per rendere più efficaci le riunioni

Quali sono però i passi da fare per rendere più efficaci le riunioni? Passare dalle parole ai fatti: assicurarsi fin da subito il supporto di un leader competente all’interno dell’azienda; progettare dall’interno: comprendere i punti deboli e le best practice dei team che si intende innovare, implementando le loro stesse idee; semplificare: creare e ricreare gli strumenti di supporto per guidare l’implementazione e misurare i risultati. Assicurarsi di disporre dell’infrastruttura tecnologica e delle soluzioni adeguate per realizzare piani di comunicazione ibrida efficaci; migliorare il flusso dei feedback: creare cicli di feedback regolari e frequenti per supportare l’adattamento continuo alle nuove modalità di riunione e ai nuovi strumenti. La pandemia potrebbe aver costretto molti responsabili dei processi decisionali aziendali a modificare per sempre l’operatività, ma a sua volta ha gettato le basi per trarre vantaggio da nuovi modi di lavorare. Apportare piccoli cambiamenti per modificare le cattive abitudini in tema di riunioni può aiutare i dipendenti a perdere meno tempo e ottenere risultati migliori.